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Anexo
Control de los empleados
Introducción:
Durante los estadios de los últimos capítulos que hasta el momento ustedes han hecho de los empleados pueden haber derivado la idea de que 103 agentes trabajan independientemente sin la supervisión de sus superiores. Esto no es así. Los procedimientos para localizar, entrevistar, reclutar, probar, adiestrar, y utilizar y despedir a los empleados requiere gran cantidad de planeamiento y de coordinación. Con el numero de personas involucradas en tales actividades, la delicadeza de muchas operaciones y debido a los problemas de seguridad que tienen que confrontar los agentes y sus empleados, los agentes deben observar estrictamente los requerimientos administrativos necesarios. En algunos casos un agente piensa que es restringido excesivamente por los distintos requerimientos administrativos, pero el debe comprender que la estricta aplicación de tales requerimientos es esencial para evitar la duplicación de esfuerzos, para aumentar la seguridad de las operaciones y para asegurar un programa general de empleados mas eficaz y efectivo. Los agentes deben aceptar que es en aras de sus mejores intereses que deben cooperar completamente con los administradores y que al enviar ellos rapida y precisamente todos los datos requeridos, recibiran a cambio una respuesta mas rapida a sus solicitudes. La mayoría de las funciones de control de empleados estan ideadas para proporcionar apoyo y guía al agente. Una buena Sección de Control de Empleados puede asesorar generalmente al agente en cuanto a la cantidad de dinero que debe ofrecer a un empleado potencial, advertirle si esta desarrollando un patron de comportamiento definido en las entrevistas con sus empleados, proporcionarle información con base en los informes de otros agentes cuando sean aplicables a sus necesidades, ademas de muchos otros servicios.
En este anexo discutiremos los fundamentos sobre los cuales un buen programa de control de empleados debera basarse como tambien los distintos informes necesarios para proveer al gobierno con un programa eficiente de empleados.
DESARROLLO:
A. PRINCIPIOS DE CONTROL DE EMPLEADOS:
1. Coordinación del Programa de Reclutamiento de Empleados:
a. Hemos hablado muchas veces del gran numero de personas-objetivos que los empleados del gobierno entrevistan durante una situacion de insurrección. 31 gobierno intenta la cobertura de casicada uno de los aspectos de su sociedad. Este programa tiene como finalidad la continuación de este esfuerzo. Las nuevas personas-objetivos sumadas a las dificultades que se presentan para entrevistar a las personas previamente designadas hacen imperativo el mantenimiento de un programa continuo de reclutamiento con el fin de efectuar una cobertura satisfactoria. La coordinación y el control administrativo son necesarios para evitar que un empleado trabaje para dos o mas agentes sin el conocimiento de los mismos. El peligro aqui esta en que al recibir estos informes los agentes del gobierno de los escalones superiores, al no percatarse de que estos informes fueron escritos, de hecho, por el mismo individuo, los consideraran como informes de confirmación.
b. Es esencial, por lo tanto, que el gobierno establezca por necesidad un sistema centralizado de control de empleados para evitar que dos o mas agentes entrevisten al mismo individúo. Tal sistema debe evitar que los agentes entrevisten a cualquier individuo sin notificar a la Sección de Control de Empleados central de sus intenciones para recibir la autorización correspondiente.
2. Preparación y Mantenimiento de la Información basica de Antecedentes sobre todos los empleados corrientes, potenciales y anteriores. Mas adelante discutiremos el contenido de este archivo.
3. Compilación y mantenimiento del Historial del Empleado:
Este es el registro mas importante del empleado mantenido por el gobierno. Discutiremos el contenido del Historial del Empleado en este periodo.
4. Iniciación y Mantenimiento de los Registros Administrativos relacionados con el reclutamiento y relevo de empleados:
Esto incluye toda la correspondencia entre los agentes de inteligencia y otros escalones del gobierno con relación a los permisos de reclutamiento y relevo de empleados. Tales solicitudes originaran comprobaciones en los archivos a niveles superiores para determinar si la información disponible en tales niveles es favorable o desfavorable con respecto al posible empleado o al empleado actual.
5. Mantenimiento de los Registros de Producción y Evaluación del Empleado:
Esto comprende generalmente registros mensuales que contienen por titulo
de informe, numero de archivo y fecha, todos los informes de los agentes escritos de la información presentada al gobierno por un empleado. El Registro de Evaluacion se refiere a la evaluación periodica de la confiabilidad de un empleado. El agente de inteligencia debera evaluar periodicamente la confiabilidad de su empleado y ademas, al principio, los informes de inteligencia que presenta. Reconozco que en horas anteriores se les índico que todos los informes de inteligencia son evaluados por la sección de producción y esto es cierto. Sin embargo, recuerden que el agente de inteligencia conoce a su empleado mucho mejor que cualquier otra persona. Todas las otras personas se forman un concepto de este empleado solamente a traves de su trabajo escrito. Ningun otro funcionario del gobierno conoce personalmente a este individuo mas que el agente con el cual establece contacto. A través de las entrevistas personales el agente puede detectar cualesquiera problemas que el empleado haya tenido en el acopio de información o problemas personales que hayan surgido recientemente que obstaculizarían la efectividad del empleado. El sabe cuan confiable y puntual es su empleado como tambien su actitud hacia su trabajo y su caracter en general. Por consiguiente el agente esta en mejor posición para evaluar a su empleado que el yersonal de la sección de produccion que basa su evaluacion unicamente en los informes presentados. Ahora con respecto a los informes, el agente de inteligencia esta generalmente calificado para hacer una evaluacion inicial ya que se le requirio efectuar un análisis de la. persona- objetivo al comienzo de su operación y el debio familiarizarse completamente con la persona-objetivo. Esto le permitira al agente juzgar debidamente el verdadero valor de un informe. El personal de la sección de producción generalmente tienen mas conocimientos acerca de las actividades en general, principalmente porque dispone de otros recursos de los cuales no dispone el agente en su nivel de operaciones. De modo que en la evaluación de los informes de inteligencia, la duplicación de esfuerzos es realmente conveniente, particularmente cuando los escalones, el inferior y el superior, hacen uso de diferentes perspectivas. En efecto, esto da como resultado un sistema de comprobaciones balanciadas.
5. Mantenimiento del Archivo de Registro de la Persona-objetivo:
Esto permite a las autoridades responsables conocer la extension de la cobertura de la persona-objetivo. Estos archivos serviran de guia para el reclutamiento de mas empleados o la eliminacion de algunos con el fin de evitar el gasto innecesario de recursos.
6. Mantenimiento de Registros Comparativos de Gastos de un Empleado con relacion al numero de informes que presenta:
a. El mantenimiento de tales registros no es ni siquiera tan difícil como es la tarea de análizar objetiva y cabalmente los resultados. si un empleado entregaba diéz (10) informes por mes a un agente anterior y ahora solo presenta dos (2) informes a su agente presente, ?Que tiende a indicar esta situación? La reaccion inicial es generalmente de que el empleado no esta trabajando tanto para el agente que tiene en el presente como lo hacia para el agente anterior. Posiblemente su nuevo agente no lo entrevista tan a menudo como lo hacia su predecesor. Quizás los dos informes son siempre muy extensos y estan llenos de detalles valiosos, mientras que los 10 informes presentados anteriormente contenían un mínimo de información.
b. Este tipo de registro es un recurso valioso para la autoridad de la evaluación general del programa de empleados del gobierno. Sin embargo, el peligro existe de que se convierta en un fin de por si. En-otras palabras, este tipo de registro alienta el establecimiento de normas arbitrarias. Por ejemplo, la autoridad responsable puede establecer costos arbitratrarios/normas de producción tales como: los empleados que entreguen 50 informes recibirán como pago tanto; los que entreguen de 50 a 100 informes recibiran tanto, etc. Este modo de pensar no es el correcto y debe ser evitado.
Hemos recalcado en todas nuestras discusiones sobre empleados que cada empleado es distinto, con problemas inherentemente diferentes y cada uno debe ser evaluado individualmente y no bajo un sistema o cantidades arbitrarias. El valor de estos registros de relacion producción-costo es que pueden usarse como un indicacion de la eficiencía del empleado. Cuando la cantidad de informes con relación al costo es baja, se debera iniciar una investigacion entonces para determinar la causa. Esta investigacion debera incluir una discusión entre el control de empleados y el agente del emple ado particular. una cantidad baja de informes con relací ón al costo en muy pocos casos debera ser la causa unica para prescindir de un empleado. La calidad y otros factores pueden ser mas importantes.
7. REGISTROS DE EMPLEADOS:
a. En esta seccion se discutiran la utilizacion de los registros necesarios en el control de empleados. Estos registros deben ser compilados en algun nivel por alguien si el control deseado de empleados ha de ser usado por el gobierno.
b. una vez que el agente ha desarrollado una plata, debera enviar inmediatamente el nombre de este individuo a la seccion de control de empleados para la investigación del nombre. Toda la información necesaria hasta este punto es información basica de antecedentes. Al agente se le requiere que presente una justificación o declaración de intención de uso de este individuo. El agente no debera entrevistar a este individuo hasta no haber recibido una respuesta de la investigación del nombre y la aprobacion correspondiente para continuar con el proceso de reclutamiento.
c. Para la proteccion de los empleados debera haber un acceso muy limitado a los registros de los empleados y estos registros deben mantenerse en un area restringida aparte de todos los otros registros del gobierno. Solamente aquellas personas que tienen una necesidad absoluta de informarse deberan tener acceso a estos registros. Los agentes no deben conocer las identidades de los empleados de los otros agentes, a no ser que sea por una razon especifica. De conocer los insurrectos la identidad de los empleados del gobierno, no solo se haría daño grave a los esfuerzos del gobierno, sino que la vida de los empleados estaría en peligro. otra practica de seguridad es la de asignar a los empleados un numero clave que ha de usarse en cualquier correspondencia necesaria pertinente al empleado. La asignacion de numeros claves debe estar centralizada para evitar que dos empleados tengan el mismo numero clave o que un empleado tenga dos numeros claves.
d. Suponiendo que el agente recibe aprobación para continuar con su reclutamiento, el sigue evaluando al individuo hasta asegurarme de que este posee todas las cualidades deseadas y que el desea reclutarlo. Al agente se le debera requerir entonces que presente un plan de entrevista, este debera contener información pertinente a:
- Donde tendra lugar la entrevista.
- Nombres de las personas que estaran presentes.
- Cuando se verificara la entrevista.
- Como intenta el agente abordar al individuo.
- Que encargos desea hacer el agente.
e. Si el individuo acepta la oferta de trabajar, entonces el agente debe obtener tanta información como el pueda acerca de los antecedentes del individuo.
f. La información de antecedentes de los empleados se encontrara generalmente por lo menos en dom registros distintos:
- La Tarjeta de Registro del Empleado.
- El Historial del Empleado.
g. TARJETA DE REGISTRO: Se usa como un archivo de referencia al instante para los empleados anteriores y los empleados presentes del gobierno. Incluye información relacionada con el empleado y se emplea cuando se desea información inmediata y concisa del mismo. El tamaño de la tarjeta en si, es generalmente pequeña, requiere que la información sea breve. La información incluida en esta tarjeta es normalmente proporcionada a la Seccion de control de Empleados por el agente. La información siguiente deberá aparecer en la tarjeta:
- Datos personales: Nombre verdadero, el nombre de identidad, el numero de clave y una fotografía.
- Biográfia: Debera incluir solamente los aspectos sobresalientes de la vida del empleado.
- Historial Político y Militar: Toda posición política que haya tenido, ya sea por nombramiento o por elección, sea esta a favor o en contra del gobierno, su historial militar contendra la información sobre su servicio militar,; cuanto tiempo sirvio; en que ramo del servicio estuvo, tal como infantéria, artilléria, etc,; que rango obtuvo y bajo que circunstancias se dio de baja del servicio.
- Habitos, Pasatiempos y características: Generalmente cuando se selecciona a un agente para que trate con un empleado particular, una de las consideraciones es que el agente debe ser compatible con el empleado. Algunas veces esta compatibilidad se establece y se mantiene mediante un interes mutuo de algun tipo, de modo que la información pertinente a los pasatiempos o características es muy importante cuando se tenga que reemplazar al agente.
- Fecha y Circunstancias del primer Contacto.
- Frecuencia, lugares y metodos de contacto a incluir las disposiciones para encontrarse en casos de emergencia: No se puede saber cuando el agente o cualquier otra persona puede tener una emergencia de modo que es conveniente incluir este dato en esta tarjeta.
- Identidad de todos los Subempleados, de haberlos.
- Personas-Objetivos Cubiertas y Relacion del Empleado con las mismas: En algunos casos el empleado tiene acceso directo a una persona-objetivo y puede tener acceso indirecto hacia otras. Es necesario conocer la relación del empleado con la persona-objetivo con el fin de poder evaluar mejor la información.
- Tipo, Cantidad y Metodo de Remuneración (paga): Es preciso tener esta información disponible para en caso que se suscite una emergencia y otra persona que no sea el agente regular tenga que hablarle al empleado.
Cuando hablamos del tipo de remuneracion nos referimos a dinero o a bienes materiales, etc. La canyidad se explica de por si. El metodo de remuneracion debe incluir la forma de recompensa, es decir, si la persona recibe un salario regular o si por el contrario este dinero se mantiene en una cuenta hasta que la persona complete sus servicios. Si se le paga directamente, ?Que a menudo se le paga?. La remuneracion de los empleados es un punto muy importante, particularmente para aquellos empleados cuya uníca motivación es el dinero o la ganancia material, y se debera hacer un esfuerzo para asegurar que todos los pagos se hagan a tiempo.- Evaluación corriente del empleado.
- Nombre verdadero del agente y de su sustituto: El uso del agente substituto es una practica que todavia esta en duda. Algunas personas alegan que el uso de substitutos es de valor porque ayuda a que el cambio de un agente a otro tenga lugar sin complicaciones. Ademas, en situaciones de emergencia, el empleado no tendra que entrevistarse con un agente que jamas haya visto. Otras personas insisten que las ventajas de emplear a un substituto no son suficientes para compensar las desventajas de seguridad inherente al uso de un substituto. Alegan que mas agentes del gobierno estaran expuesto si el empleado se ve en apuros.
h. HISTORIAL DEL EMPLEADO:
Debido a que la Tarjeta del Registro del Empleado permitira solamente la identificación breve e instantanea, la información detallada con relacion al empleado se podra encontrar en el Historial del Empleado. El Historial del Empleado es el registro del empleado mas importante y completo mantenido por el gobierno. En este registro se ha incluido toda la información disponible sobre el empleado. Este registro es usado por la Seccion de Control de empleados siempre que se desea obtener información detallada sobre un empleado. Tambien es de gran utilidad en la orientacion del agente seleccionado para asumir el control de un grupo de empleados. El agente puede informarse rapidamente por el Historial del Empleado sobre todos los que estaran bajo su control. No es suficiente que el agente revise el Historial una sola vez, debera revisarlo ocasionalmente por que en algunos casos se le agrega información recibida de otras fuentes.
Este registro es establecido por la Seccion de Control de Empleado antes de reclutamiento del empleado y debera contener lo siguiente:
- Historial Personal incluyendo huellas digitales y una fotografia de la persona.
- Información de Antecedentes: Esta debera incluir las investigaciones, la original y las futuras, efectuadas sobre el empleado.
- Su identidad (si es aplicable): Precauciones de Seguridad tomadas por el empleado para evitarse contratiempos. Precauciones de seguridad que debe tomar el agente al entrevistarse con el empleado.
- Areas cubiertas por el empleado (y sus empleados) su posicion (y la de sus subempleados> con relacion a la persona-objetivo, metodos utilizados para obtener información de la persona-objetivo y capacidades del empleado.
- Identidad de TODOS los subempleados del empleado y antecedentes de los mismos.
- Frecuencia de las reuniones, ubicación de los sitios de reunion, y metodos de contacto entre el empleado y TODOS sus subempleados.
- Registros de Evaluación y Producción del Empleado.
- Informacion de pago del empleado y de los subempleados.
- Todos los informes especiales y correspondencia oficial sobre el empleado y los subempleados.
- una copia de todos los informes sobre Entrevistas Operacionales.
i. INFORME SOBRE ENTREVISTA OPERACIONAL:
1) Este es un resumen detallado de toda la información relacionada a una reunion entre un agente y un empleado. Este informe debe ser preparado por el agente despues de cada reunión con el empleado. Es un medio de asegurar el uso de las precauciones de seguridad efectivas y de las técnicas operacionales. Este informe no debe incluir información alguna sobre los requerimientos de colección.
2) Este informe es normalmente preparado en forma narrativa. No se debera emplear un formulario preparado para evitar el patron rutinario y para obligar al agente a incluir observaciones especificas. Lo siguiente se debera incluir en el informe, pero no necesariamente en el orden indicado:
- Los nombres o designaciones en clave de las personas presentes en la reunión.
- La fecha y hora exacta, y la ubicación del lugar de la reunión.
- El transporte utilizado por el agente para viajar hacia el lugar de reunion y de vuelta. Si uso un vehículo del gobierno indiquese el numero de matrícula del vehículo.
- Se debera tomar nota detalladamente de las precauciones de seguridad tomadas por el agente hacia el sitio de reunion y de vuelta del mismo.
- Se deberan anotar los pagos, de haberlos.
- Se debera anotar la fuente de esta información si no fue producto del empleado.
- Las nuevas asignaciones de obtención de informaci&n dadas al empleado durante la reunión deben registrarse con la inclusión de las fechas aproximadas de vigencia.
- Se incluira la informaicon de antecedentes relacionada con las actividades pasadas, corrientes y futuras del empleado descubiertas en la reunión. Entre mas conocimientos tenga usted acerca de las actividades del empleado, en mejor capacidad estara usted para controlarlo y lograr la mazima utilizacion de el.
- El ultimo punto debera incluir cualesquiera comentarios que el agente crea sean pertinentes con respecto a la reunión con su empleado. El tipo de comentario que ha de incluirme en este parrafó seria una referencia a una falta de seguridad, una indicación de que la reunion estuvo bajo vigilancia o una opinión acerca del comportamiento o actitud del empleado durante la reunión.
- El Informe sobre Entrevista Operacional es de interes particular para el personal supervisor responsable de asegurar que las técnicas de seguridad y operación son debidamente utilizadas por el agente de inteligencia y que los requerimientos de colección son asignados y satisfechos dentro de la cantidad adecuada de tiempo. Este informe permite que el personal supervisor siga el curso de las operaciones de los agentes de inteligencia y de sus empleados.
TARJETA DE REGISTRO DE PERSONA-OBJETIVO:
Otro registro mantenido por la Seccion de Control de Empleados, que no tiene relacion directa con los empleados, es la Tarjeta de Registro de Persona-Objetivo. La Sección de Control de Empledos mantiene todos los archivos de personas-objetivos, de modo que examinemos brevemente este aspecto:
- Nombre o simbólo clave de la persona-objetivo.
- Ubicación precisa de la persona- objetivo, ya sea la direccion de la calle y numero, o la coordenada de cuadriculado.
- La base para la designacion de la persona-objetivo es generalmente el objetivo y fecha de la Lista de Persona-Objetivo mas reciente.
- El simbólo clave del empleado o los empleados que efectuan la cobertura de la persona-objetivo.
- El nombre del agente asignado a la persona-objetivo.
- La apreciacion del porcentaje de cobertura de la persona-objetivo y la fecha.
10. Se considera que estos son los registros basicos del empleado que deben ser compilados y mantenidos en buen orden para establecer el control necesario de empleados con el fin de disponer de un programa efectivo y eficaz de empleados del gobierno en general. Estos deben considerarse como la cantidad minima de registros que han de mantenerse.
11. Aunque es la responsabilidad de la Seccion de Control de Empleados compilar estos registros, La mayoría de la información contenida en los registros es provista por los agentes de inteligencia generalmente en respuesta a un requerimiento de la Sección de Control de Empleados. Quizás, se debera recalcar en este punto que la Sección de Control de Empleados es responsable del establecimiento de procedimientos administrativos relacionados con los empleados y necesariamente debe imponer ciertos requeriminetos en el agente de inteligencia. Sin embargo, la Sección de Control de Empleados tendra generalmente ningun control de operación o autoridad de comando sobre el agente.
B. HONORARIOS:
1. Anteriormente hablamos de registros relacionados a la produccion y costo de los empleados y en otra ocasión discutimos brevemente la paga o compensación de algun tipo. Quizás, sea este un buen momento para discutir con ciertos detalles los honorarios de los empleados.
2. La mayoría, no todos, los empleados que usa el gobierno recibiran remuneración por sus servicios. Un peligro es la posibilidad de que los pagos hechos a los empleados ocasionen el comprometimiento de los empleados. La determinación de la cantidad que el empleado recibira es generalmente concordada en una conferencia entre el agente y la Sección de Control de Empleados.
3. Los siguientes factores son considerados al determinar la cantidad de dinero que haya de recibir un empleado:
a. El tipo de empleado:
El tipo de empleado o la misión del empleado obligara a considerar la cantidad de compensación que el recibira. Por ejemplo, el empleado introducir recibira generalmente una cantidad mayor de paga que el empleado que colecciona información rutinaria de naturaleza general durante sus actividades normales debido entre otras cosas a que la información coleccionada por el primero es mas difícil de obtener.b. Economía del Area de Operaciones:
La economía de un area particular donde el agente trabaja sera una guía hacia la compensación que recibira el empleado.
La seguridad del empleado exige que el empleado no tenga en su posesión mas dinero que aquel que podria explicarme por su fuente visible de entrada.c. Calidad de la Información:
La calidad de la información suministrada por el empleado afectara su paga. Es logíco asumir que la pesona que presenta la información mas importante reciba mas que la persona que suministra información de calidad inferior.d. La cantidad de la información debe merecer solamente un criterio menor en la determinación de la compensación del empleado.
e. Presentación de La información oportunamente, riesgo y esfuerzo:
Estos tres factores deben recibir considerable atención. A menudo, con cierto tipo de información, existe solamente una pequeña cantidad de tiempo con la que poder determinar la diferencia en cuanto a que si esta es inteligencia o historia y, esto es particularmente cierto en el ambiente de la guerrilla. Obviamente, el riesgo envuelto y el esfuerzo empleado en la obtención de la información influira en la cantidad de paga del empleado.4. Los honorarios de los empleados serán determinados por sus motivaciones y por la situación económica en el area. Generalmente la compensación se hace en dinero de la localidad. Sin embargo, la entrega de dinero al empleado envuelve un riesgo de seguridad, especialmente en el caso de grandes sumas de dinero. Gran parte de los agentes han dado a esto una solución saludable reteniendo una porcion de la paga del empleado y depositandola en una cuenta hasta que el empleado haya cumplido su obligación. Esto evitara que el empleado se comprometa mediante el uso indiscreto de su dinero.
5. Se puede pagar a los empleados en artículos de consumo propio tales como comida, cigarrillos, café, te, etc. En algunos casos estos artículos son difíciles de obtener y la posesión por el empleado de grandes cantidades estos artículos que escasean en la localidad puede acarrearle problemas.
6. Los pagos a intervalos regulares son comunes. Generalmente se le paga a los empleados mensualmente. Esto reduce el esfuerzo administrativo y se puede dedicar mas tiempo a las actividades de operación. Generalmente el pago a intervalos regulares es mas satisfactorio para el empleado.
El sabe la cantidad de dinero que recibira y puede planear su presupuesto. Sin embargo, si un empleado se hace perezoso y no presenta toda la información requerida porque sabe que recibira el mismo pago mensual a pesar de lo que presente, entonces su compensación puede ser reducida o eliminada. Por haberse desempenado sobresalientemente en un caso particular, se le debera dar al empleado una bonificación. Las bonificaciones no deberan extenderse muy a menudo ya que de ser así perderan su valor sicológico.
7. Los pagos al empleado con base en el numero de informes presentados tienen ventajas y desventajas. A pesar de algunas desventajas obvias, algunos agentes prefieren este metodo de pago ya que se piensa que esto inducira al empleado a un mayor esfuerzo.
RESUMEN:
Durante este anexo hemos discutido la Sección de Control de Empleados del gobierno y hemos determinado que la coordinación del reclutamiento de empleados, el mantenimiento de los archivos de todos los empleados y de las personas-objetivos constituyen la función principal de esta sección. Esta sección asesora a los funcionarios responsables sobre cobertura de personas-objetivos, la utilización y despliegue de empleados y mantiene estádisticas actualizadas que muestran la productividad de los empleados individualmente y el porcentajé de cobertura de persona-objetivo.
La mayoría de los empleados recibiran una compensación de acuerdo con sus esfuerzos, los riesgos tomados, sus condiciones sociales y, desde luego, segun el valor de la información presentada. Recalcamos el hecho de que el pago diferido, o el establecimiento de una cuenta de retención es a menudo un metodo conveniente de pago para el empleado.
